Uczestnicy
Zarząd: Katarzyna Kozyra, Katarzyna Tomsia, Krzysztof Zabłotny, Jakub Mędrzycki, Wojciech Moczulski
Przewodniczący Zebrania
Katarzyna Kozyra
Protokolant
Wojciech Moczulski
1. Przekazanie obowiązków Skarbnika – dyskusja na temat otrzymanych materiałów
Katarzyna Kozyra zaprosiła zebranych do dyskusji na temat poradnika przesłanego przez Wojciecha Moczulskiego, opisującego zbiorczo zakres realizowanych dotychczas przez niego prac. Poprosiła ona również jednocześnie o potwierdzenie, że po 10-tym lutego b.r., do czasu wyboru nowego Skarbnika i
uzyskania przez niego odpowiednich uprawnień w systemie bankowym, przygotowane przez Zarząd przelewy będą dalej zwalniane.
Wojciech Moczulski zapewnił, że takie czynności będą przez niego realizowane i że przygotuje on odpowiednia grupę na komunikatorze, gdzie takie sprawy będą mogły być mu zlecane.
Krzysztof Zabłotny zaproponował, aby każdy z członków Zarządu posiadał dostęp do odczytu historii konta klubowego w banku w celu przygotowywania stosownych zestawień transakcji we własnym zakresie na potrzeby trwających i przyszłych prac, które będą tego wymagać.
W dyskusji zabrali głos:
Katarzyna Kozyra (spytała o opinię dotychczasowego Skarbnika Zarządu), Wojciech Moczulski (uznał, że jeżeli Zarząd wrazi taką chęć, to nie widzi on przeszkód, aby pozostałe osoby z Zarządu miały taki dostęp), Katarzyna Tomsia (zasygnalizowała, że przy obecnym zakresie prac, które nadzoruje, nie będzie miała na to wolnego czasu i że docelowo widziałaby tutaj dedykowaną osobę), Katarzyna Kozyra (zaznaczyła, że docelowo i tak będzie to jedna osoba, ale na chwilę obecną takie podejście może stanowić tymczasowe rozwiązanie jej aktualnej niedostępności), ponownie Katarzyna Tomsia (przypomniała, że według informacji przekazanych przez Wojciecha Moczulskiego liczba zestawień do cyklicznego przygotowywania co miesiąc jest stosunkowo mała; zasugerowała również, aby uskuteczniać wśród klubowiczów podejmowanie bardziej przemyślanych decyzji odnośnie uczestnictwa w wydarzeniach, które wymagają wcześniejszego uiszczenia opłaty, aby zredukować liczbę koniecznych
do realizacji zwrotów, np. poprzez informowanie, że zwroty po określonym terminie nie będą przez Klub realizowane), Krzysztof Zabłotny (zaproponował zautomatyzowanie procesu przygotowywania zestawień z transakcji oraz podjął się zweryfikowania, czy obecny system bankowy posiada możliwości generowania wspomnianych zestawień o wybranych kryteriach, a także realizowania ich późniejszej wysyłki na wskazany adres e-mail).
W dalszej kolejności, Katarzyna Tomsia zwróciła uwagę, że do 15 lutego b.r. konieczne jest przygotowanie i wysłanie skróconego sprawozdania z działalności do Urzędu Miejskiego miasta Wrocław. Katarzyna Kozyra zobligowała się zredagować rzeczony dokument. Kasia Tomsia spytała, jak obecnie wyglądają sprawy w kontekście firmy, z którą Klub ma podpisaną umowę na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wojciech Moczulski poinformował, że pomimo regularnego wysyłania dokumentacji księgowej do biura Klub nie otrzymał jeszcze żadnej faktury za prowadzenie usług, pomimo przekazanych wcześniejszych zapewnień.
Krzysztof Zabłotny poinformował, że biuro rachunkowe powinno przygotować roczne sprawozdanie rachunkowe w terminie i podesłać je na adres e-mail Klubu. Następnie, w kontekście przygotowywania przelewów do zwolnienia w systemie bankowym, Krzysztof Zabłotny zasugerował, aby było sporządzane miesięczne podsumowanie faktur i rachunków do opłacenia przez członków Zarządu; taki dokument byłby przez niego wykorzystywany do hurtowego definiowania płatności w systemie bankowym.
Propozycję tą umotywował swoimi dość częstymi wyjazdami i zaznaczył, że tego typu podejście znacznie ułatwiłoby mu cały proces. W dyskusji zabrali głos: Katarzyna Kozyra (zaproponowała, aby każdy z członków Zarządu zadbał o ewidencjonowanie faktur kosztowych i rachunków związanych z prowadzonymi przez daną osobę sprawami), Krzysztof Zabłotny (ponownie zaznaczył, że w związku ze wspomnianymi przez niego wyjazdami dość często jest on niedostępny, więc przygotowanie jednego spójnego zestawienia bardzo uprości i przyspieszy proces wprowadzania przelewów do zwolnienia), ponownie Katarzyna Kozyra (przystała na tą propozycję), ponownie Krzysztof Zabłotny (stwierdził, że proces ten również trzeba w miarę możliwości zautomatyzować, aby był prostszy i nie generował zatorów w płatnościach), Katarzyna Tomsia (spytała, czy nie byłoby lepiej, aby to zestawienie było przygotowywane przez jedną wyznaczoną osobę), Jakub Mędrzycki (zgłosił się do pomocy w tej sprawie oraz uzgodnił z Krzysztofem Zabłotnym ustalenie szczegółów w późniejszym terminie).
Dalej, Wojciech Moczulski zwrócił uwagę reszty Zarządu na prace dodatkowe, którymi się zajmował, a które nie należą stricte do obowiązków osoby w funkcji Skarbnika Zarządu. Krzysztof Zabłotny zaproponował, aby zadania te były przydzielane osobom chętnym pod koniec każdego miesiąca. W wyniku dalszej dyskusji dokonano przeglądu wspomnianych zadań w celu wstępnego ustalenia osób, które mogłyby je przejąć. W kontekście prowadzenia zestawienia transakcji bankowych, Katarzyna Tomsia zwróciła uwagę na użyteczność bieżącej aktualizacji takiego dokumentu w cyklu miesięcznym, zwłaszcza w kontekście weryfikacji płatności składek członkowskich.
Dyskusję kontynuowali: Wojciech Moczulski (zaznaczył, że dodatkowo jest tam robiona klasyfikacja kosztów i przychodów, co daje możliwość efektywniejszego
planowania wydatków budżetowych i obserwowania różnych trendów) oraz Krzysztof Zabłotny (zaznaczył, że w kontekście przygotowywania takich zestawień proces ten powinno się zautomatyzować, jeżeli – rzecz jasna – system bankowy na to pozwoli). W zakresie przygotowywania i ewidencjonowania uchwał, Jakub Mędrzycki zgłosił chęć przejęcia tego obowiązku.
W sprawie przygotowywania rocznego sprawozdania z działalności Zarządu głos zabrali: Krzysztof Zabłotny (zasugerował zgłoszenie się do Komisji Rewizyjnej o pomoc w przygotowaniu sprawozdania), Wojciech Moczulski (zwrócił uwagę, że Komisja Rewizyjna na funkcję kontrolną i że przygotowanie rocznego sprawozdania z działalności Zarządu nie powinno leżeć w ich gestii, a także, że Komisja Rewizyjna ma już obowiązek przygotowania sprawozdania ze swojej działalności), ponownie Krzysztof Zabłotny (zapowiedział, że mimo wszystko skontaktuje się z Komisją Rewizyjną i poruszy ten temat z uwagi na obecną sytuację). W kwestii dotyczącej protokołowania spotkań Zarządu, Krzysztof Zabłotny stwierdził, że konieczne będzie wyłonienie nowego protokolanta na kolejnym spotkaniu Zarządu.
W zakresie publikacji decyzji Zarządu oraz protokołów ze spotkań, Krzysztof Zabłotny przekazał, że obecnie uprawnienia do umieszczania treści na nowej stronie WWW Klubu posiadają Marcin L. i on sam, oraz że trwają prace nad wprowadzeniem w ten zakres Celiny M. (z uprawnieniami redaktorskimi).
W przypadku weryfikacji prawnej aspektów działalności Wrocławskiego KW głos zabrali: Krzysztof Zabłotny (zaznaczył, że jest to m.in. obowiązek Komisji Rewizyjnej i że jej członkowie powinni wspierać w tym zakresie Zarząd), Wojciech Moczulski (ponownie zwrócił uwagę, że Komisja Rewizyjna jest ciałem kontrolnym, nie doradczym, i że obowiązek ten powinien leżeć w gestii Zarządu), Jakub Mędrzycki (zasugerował, że zawsze istnieje możliwość wcześniejszego skonsultowania się z Komisją Rewizyjną, jeśli zajdzie taka potrzeba), ponownie Krzysztof Zabłotny (zwrócił uwagę, że Komisja Rewizyjna i tak będzie musiała zweryfikować działalność Zarządu pod tym kątem), Katarzyna Kozyra (zaznaczyła, że do konsultacji możemy zaprosić osoby poruszające się biegle w zakresie obowiązującego prawa, które są już zrzeszone we Wrocławskim KW). W zakresie komunikacji z PZA Jakub Mędrzycki zaproponował zebranym przejęcie tego obowiązku.
Katarzyna Kozyra zwróciła uwagę, że przy tego typu tematach na forum Zarządu uzgodniono dowolność w ich podejmowaniu się i nie uważa ona za konieczne, aby całość dodatkowych obowiązków opisanych przez Wojciecha Moczulskiego przydzielać zgodnie z jego rekomendacjami. Jakub Mędrzycki podtrzymał swoją chęć przejęcia obsługi komunikacji z biurem Polskiego Związku Alpinizmu . Krzysztof Zabłotny zobligował się do przygotowanie arkusza, w obrębie którego będzie chciał podsumować aktualny rozkład obowiązków według poszczególnych osób w Zarządzie.
Katarzyna Tomsia spytała się Krzysztofa Zabłotnego, czy budżet na trwające obecnie ligi (boulderową oraz drytoolową) można uchwalić jedną uchwałą. Krzysztof Zabłotny odpowiedział, że można, oraz dodał, że wszystkie uchwały Zarząd może przygotowywać raz w miesiącu, a nie robić tego na bieżąco, po każdym głosowaniu. Wojciech Moczulski wskazał miejsce na dysku Google, gdzie jest prowadzona ewidencja uchwał uchwalonych przez Zarząd w tej kadencji.
2. Termin kolejnego spotkania Zarządu
Katarzyna Tomsia zawnioskowała o potwierdzenie terminu kolejnego spotkania Zarządu w kontekście podjęcia dalszych kroków, mających na celu uzupełnienie składu Zarządu o piątą osobę. W wyniku krótkiej dyskusji ustalono, że obecny termin nie jest odpowiedni. Nowa data i czas spotkania zostaną jeszcze doprecyzowane w najbliższych dniach.
3. Dostępność dokumentu opisującego obowiązki Skarbnika
Jakub Mędrzycki zadał pytanie, czy dokument przygotowany przez Wojciecha Moczulskiego posiada jakiekolwiek znamiona dokumentu poufnego i czy może zostać upubliczniony. Wojciech Moczulski odpowiedział, że nie powinien on być traktowany jako tajny, jednakże jego treść jest przeznaczona głównie dla osób z Zarządu oraz dla osób kandydujących na funkcję Skarbnika Zarządu.
Krzysztof Zabłotny powiedział, że dokument ten może znaleźć się w dedykowanej dla Zarządu sekcji na zarządzanym przez Dominika Z. serwisie wiki, albo w dedykowanym miejscu na nowej stronie WWW. Katarzyna Kozyra poprosiła, aby najpierw zaprosić Dominika Z. na spotkanie Zarządu, aby przedyskutować z nim temat zarządzanego przez niego serwisu. Złożyła tez postulat, aby do tego czasu dokument umieścić na dysku Google Zarządu KW.
